Как планировать дела? Практические советы молодым специалистам

Планирование времениЯ уже писала, почему важно эффективно использовать время вашей жизни. Сегодня поговорим о том, как правильно планировать время, цели, и прочие собственные ресурсы.

Планирование — это описание процессов на определенный промежуток времени для достижения конкретных целей и задач.

Планировать можно и нужно личные, профессиональные цели, текущую рабочую нагрузку. Чем лучше мы понимаем наш временной бюджет и объем поставленных перед нами задач, тем больше мы готовы делегировать менее важные дела, отодвигать их выполнение на более поздний срок или вовсе сокращать их число.

Основные принципы планирования:

  • Составляйте четкий план только на определенную часть своего рабочего времени, лучше всего — на 60%.

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты, а так же личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Поэтому, этим сферам отведите оставшиеся 40% времени.

В идеале, соотношение распределения времени должно быть таким:

60% времени — запланированная активность;

20% времени — непредвиденные поглотители времени, незапланированные действия;

20% времени — спонтанная активность (управление, творчество).

  • Фиксируйте в планах результаты и/или цели (конечное состояние), не просто набор действий.

Например, вместо «Позвонить Дмитрию Сергеевичу» планируйте «Согласовать с Дмитрием Сергеевичем заказ».Благодаря соблюдению этого принципа, все Ваши действия будут изначально сориентированы на достижение Ваших целей, и Вы сможете минимизировать усилия, направленные на незапланированные действия. Постоянно задавайтесь вопросами: — В чем цель этого разговора, этих действий? -Чего я хочу достичь?

  • Устанавливайте точные временные рамки, планируйте ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

Как правило, на выполнение работы тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если Вы планируете провести совещание с 10 до 12 часов, то, скорее всего, оно продлится именно 2 часа, хотя цель его может быть достигнута намного раньше.

  • Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

Избегайте неточных, общих формулировок типа «Как можно раньше», «Ещё быстрее». Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной очень высока вероятность возникновения недопонимания и конфликтных ситуаций, так как у Вас и Вашего собеседника будут разные представления о срочности. Устанавливайте точные и четкие сроки, получая при этом согласие другой стороны. Если Ваши предложения относительно сроков не совпадают, ищите более реалистичные варианты.

  • Расставляйте приоритеты!

Естественно, абсолютное большинство Вашего времени Вы должны тратить на первоочередные, приоритетные дела, которые ведут Вас к Вашим стратегическим целям. Придерживаясь этого принципа, Вы не погрязните в рутине и текучке «мелких» дел.

  • Учитесь отличать важнейшее от спешного, избавляйтесь от «тирании» спешных дел.

Срочное, спешное дело далеко не всегда бывает самым важным, однако именно такие, «спешные» и «неотложные» дела занимают зачастую большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешных дел приводит к смещению приоритетов, в предпочтении неважного — важному.

  • Определите, какую работу Вы будете выполнять самостоятельно, а какую сможете (и будете) делегировать.

Скорее всего, Ваше рабочее время достаточно дорого стоит, и тратить его на то, что можно поручить секретарю или помощнику — не стоит. К примеру, Ваша компетентность может позволить Вам разработать стратегию продвижения товара, а секретарь вполне может справиться с подготовкой презентации.

  • Оставляйте определенный запас времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, непредвиденные звонки.

При этом всячески старайтесь сокращать количество и объем таких «помех». Помните о Ваших главных целях всегда!

  • Используйте свободное время качественно!

Время, которое Вы проводите в ожидании (ожидания в аэропорту, время в дорожных пробках, поездках), можно и нужно тратить на проработку материалов, чтение, разработку концепций, то есть на «мозговую», творческую активность.

  • Находите время для планирования, развития и творчества!

Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной, творческой работы, для самообразования и развития. Как правило, эту деятельность можно совмещать с образовавшимся внезапно или планово свободным временем.

© Е.Шелест

(по материалам книги «Курс практической психологии, или как научиться работать и добиваться успеха», автор-составитель Р.Р. Кашапов, Ижевск, Изд-во Удм. Ун-та, 1999г)