Куда уходит время, или как провести его инвентаризацию?

Если Вы задумываетесь о том, что расходуете Ваше время не так эффективно, как могли бы, и понимаете, что хотите успевать больше, но не знаете, как, — пришла пора начать более осмысленно относиться к Вашему времени. Зачастую Вы и не подозреваете, как на самом деле протекает Ваш трудовой день. Вы думаете, что полдня провели в работе над проектом, а по факту на это ушло всего 2 часа из 8-часового рабочего дня.

Узнать, как и на что Вы тратите время, поможет поэтапное проведение инвентаризации времени.

Этап 1. Перечисление всех видов деятельности, которыми Вы заняты на работе
Для этого заполните приведенные ниже таблицы, используя следующие принципы:

  • В качестве периода наблюдения возьмите целую среднестатистическую рабочую неделю;
  • Регистрируйте данные немедленно, избегайте откладывания записей на более позднее время;
  • Фиксируйте все виды деятельности за пятнадцатиминутные отрезки времени;
  • Указывайте абсолютно все, что Вас отвлекало от рабочего процесса;
    Заносите в таблицы всех, кто отрывал Вас от дел (можно сокращать – Р-руководитель, Ко-коллега, Кл-клиент, Сем-семья и т.д.)

Помните, что учитывать необходимо так же те моменты, когда Вы сами себя отвлекаете от работы (например, во время выполнения важного задания Вы внезапно вспоминаете, что должны были отправить письмо)

1.1. Учет видов деятельности и расхода времени

   Вид деятельности, занятие

Интервал времени (с… до…)

Продолжительность, мин

1.2. Учет дневных помех

Интервал времени (с… до…) Продолжительность, мин Вид помехи Кто отвлек Пометки, например, причины помех

2.1. Анализ видов деятельности и расхода времениЭтап 2. Проведение анализа собранных данных
Прежде, чем Вы начнете проводить анализ собранных ранее данных, необходимо решить, данные какого формата для Вас будут наиболее интересны и что для Вас важнее – улучшить негативные стороны или укрепить сильные.

После того, как Вы провели учет своей трудовой деятельности и занесли все данные в таблицу, необходимо оценить качество наполнения Ваших трудовых будней. Для этого просмотрите каждый пункт в таблице 1.1. и оцените каждый пункт, то есть каждый вид деятельности, ответив себе на вопросы:

  • Была ли работа необходима для достижения тактических/стратегических целей?
  • Были ли затраты времени оправданными?
  • Был ли временной промежуток для выполнения работы определен Вами сознательно?

2.2. Анализ дневных помех
Этот анализ нужен для того, чтобы определить факторы, которые Вас отвлекают в течение рабочего дня. Для проведения анализа ответьте себе на вопросы:

  • Какие «Помехи» оказались самые дорогостоящие для Вас? Для Вашего проекта?
  • Какие телефонные звонки оказались бесполезными?
  • Какие телефонные разговоры могли быть короче/ эффективнее?
  • Какие посещения, визиты оказались ненужными?

2.3. Анализ точек потерь времени
Проанализируйте предложенные ниже пункты, и уже в процессе проведения этого анализа Вы получите некоторую ясность относительно применяемой Вами методики распределения рабочего времени и поймете, где Вы тратите время нерационально:
Потери времени при постановке целей:

  • Есть ли у Вас планировщик зада и как эффективно Вы его используете?
  • Правильно ли Вы понимаете взаимосвязь выполнения Ваших задач с проектом/предприятием в целом?
  • Приходится ли Вам выполнять слишком много задач сразу?
  • Ставлю ли я своим менеджерам конкретные цели?
  • Регулярно ли я работаю над собой (развиваю новые навыки, расширяю кругозор..)?

Потери времени при планировании:

  • Есть ли у Вас система планирования Вашего времени, насколько эффективно Вы ее используете?
  • Понимаете ли Вы примерное распределение времени для выполнения предстоящих дел?
  • Планируете ли Вы резервное время для непредвиденных временных расходов?
  • Ведете ли Вы учет сроков, задач и деятельности в дневнике времени?
  • Готовы ли Вы к возможным помехам, которые могут оторвать Вас от работы?
  • Целесообразное ли количество деловых визитов и командировок Вы совершаете?

Потери времени при принятии решений:

  • Оцениваете ли Вы предстоящий объем работы и временные затраты на нее?
  • Определяете ли Вы приоритеты в Ваших делах?
  • Уделяете ли Вы отдельным делам нужное количество сил и времени в зависимости от их важности?
  • Уделяете ли Вы слишком много внимания неважным мелочам, мелким делам, ненужным совещаниям и бессмысленным телефонным разговорам?

Потери времени из-за плохой организации работы:

  • Работаете ли Вы слишком долго над одной задачей, осознавая при этом, что отдача становится все меньше?
  • Располагаете ли Вы сотрудниками/помощниками, которым могли бы делегировать часть задач?
  • Предрасположены ли Вы к тому, чтобы делать все самому?
  • Правильно ли организовано Ваше рабочее пространство?
  • Используете ли Вы современные технические средства для облегчения труда?
  • Планируете ли Вы упрощать бизнес-процессы в Вашей организации?
  • Сталкиваетесь ли Вы с одними и теми же трудностями в определенных рабочих ситуациях?

Потери времени при начале работы:

  • Планируете ли Вы накануне вечером Ваш предстоящий рабочий день?
  • Тратите ли время на пустые разговоры с коллегами перед началом выполнения задач?
  • Не занимаетесь ли в первую очередь личными делами?
  • Знакомитесь ли в начале рабочего дня с новостями?
  • Требуется ли Вам в начале каждого дела определенное время для того, чтобы приступить к работе?
  • Начинаете ли Вы дела спонтанно, без предварительного обдумывания?
  • Часто ли Вы откладываете важные дела?
  • Занимаетесь ли трудными задачами в середине или конце рабочего дня?
  • Часто ли откладываете начатое дело, не доведя его до конца?

Потери времени при составлении распорядка дня:

  • Знаете ли Вы Ваш личный график продуктивности и биоритмы?
  • Знаете ли Вы, когда больше производительны – утром или вечером
  • Соответствует ли Ваш распорядок дня Вашей продуктивности?
  • Эффективно ли Вы используете часы Вашей наивысшей продуктивности?

Потери времени при обработке информации:

  • Сверяете ли Вы свои цели разговора с целями собеседника, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени?
  • Выбираете ли Вы материал для чтения с учетом его важности?
    Прерываете ли Вы беседу, разговор, если продолжение кажется бесполезным для Вас?

Честно ответив себе на вышеперечисленные вопросы, вы сможете ранжировать отдельные пункты в соответствии с их важностью.

Перечислите наиболее значимы для Вас причины потерь времени:
1.________________
2.________________
3.________________

2.4. Анализ поглотителей времени
Ниже представлены самые значительные «поглотители» времени. Выберите из них 5 самых значимых для Вас:

  • Нечеткая постановка цели, размытые формулировки
  • Отсутствие приоритетности в делах
  • Попытка сделать за один раз слишком многое
  • Отсутствие четкого представления о предстоящих задачах и путях решений
  • Неправильное планирование трудового дня
  • Личная неорганизованность, отсутствие самодисциплины
  • Бардак на рабочем месте, отсутствие системы хранения информации
  • Чрезмерное чтение, желание знать все факты
  • Болтовня на частные темы, излишняя коммуникабельность
  • Недостаток мотивации к работе
  • Поиски записей, файлов, телефонов, почтовых адресов, большое количество записей
  • Недостаток или отсутствие разделения труда, редкое делегирование
  • Отвлекающие телефонные звонки
  • Незапланированные посетители
  • Неумение говорить «нет»
  • Неполная, неточная, просроченная информация
  • Неумение довести дело до конца
  • Звуковое отвлечение
  • Затяжные совещания, переговоры
  • Недостаточная подготовка к переговорам, совещаниям
  • Отсутствие коммуникации, неточная обратная связь
  • Откладывание дел «на потом»

Длительное ожидание, спешка, нетерпение
Всего лишь вычленив и проработав (что-то постарайтесь убрать вообще, остальное — минимизируйте) пять самых серьезных поглотителей, Вы удивитесь, насколько больше будете успевать делать и как в конечном итоге вырастет Ваш КПД.

Проведя инвентаризацию времени в целом, а именно – собрав и обработав полученную информацию, Вы значительно улучшите Вашу продуктивность. Причем, те же самые принципы можно применять не только на работе, но и при планировании времени, которое Вы хотите посвятить семье. Да, проведение такой инвентаризации тоже в свою очередь потребует от Вас определенных усилий и времени. Но, сделав это однажды, Вы получите долгосрочный эффект, отдача от которого будет способствовать Вашему успеху спустя долгие годы.

Напоследок – притча.
Один человек, гуляя в лесу, повстречал дровосека, который долго и упорно пилил сваленное дерево. Человек подошел к нему поближе, чтобы разглядеть, почему работа дается дровосеку с таким трудом, и сказал: «Извините, но мне кажется, что Ваша пила совершенно затупилась! Почему бы Вам ее не заточить?» На что дровосек ответил: «У меня нет на это времени – я должен пилить!»

А когда Вы собираете заточить свою пилу?

© Е. Шелест
(по материалам книги «Курс практической психологии, или как научиться работать и добиваться успеха», автор-составитель Р.Р. Кашапов, Ижевск, Изд-во Удм. Ун-та, 1999г)